Microsoft 365 a bezpieczeństwo firmowej poczty – co powinieneś ustawić jako pierwsze?
Coraz więcej firm przenosi swoją pocztę e-mail i dane do chmury Microsoft 365. To wygodne, skalowalne i często tańsze rozwiązanie niż utrzymywanie własnego serwera. Jednak samo wykupienie licencji nie oznacza automatycznie, że poczta jest w pełni bezpieczna. W rzeczywistości dopiero odpowiednia konfiguracja zabezpieczeń sprawia, że dane klientów, kontrahentów i pracowników są chronione przed wyciekiem czy atakiem phishingowym.
Wieloskładnikowe uwierzytelnianie – fundament bezpieczeństwa
Pierwszym krokiem po uruchomieniu kont w Microsoft 365 powinno być włączenie MFA (Multi-Factor Authentication). To mechanizm, który wymaga od użytkownika podania dodatkowego elementu uwierzytelnienia, np. kodu SMS, powiadomienia w aplikacji mobilnej lub fizycznego klucza bezpieczeństwa. Nie jest przesadą stwierdzenie, że wdrożenie MFA w firmie może zatrzymać nawet 99% ataków polegających na przejęciu haseł. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli ktoś wykradnie login i hasło pracownika, bez drugiego składnika nie uzyska dostępu do skrzynki.
Polityki haseł i dostępów
Kolejnym krokiem jest ustalenie silnych zasad dotyczących haseł oraz dostępu do danych. Microsoft 365 umożliwia tworzenie reguł wymuszających złożoność haseł, ich regularną zmianę i blokadę kont po kilku nieudanych próbach logowania. Oprócz tego warto wdrożyć ograniczenia geograficzne i sieciowe. Dzięki temu logowanie z podejrzanych lokalizacji lub spoza określonych adresów IP zostanie automatycznie zablokowane.
Przy okazji konfiguracji można ustawić, by ochrona poczty w Microsoft 365 obejmowała nie tylko filtrowanie spamu, ale też weryfikację źródła nadawcy, co znacznie utrudnia podszywanie się pod pracowników.
Filtry antyspamowe i antyphishingowe
Wbudowane w Microsoft 365 mechanizmy Exchange Online Protection (EOP) oraz Microsoft Defender for Office 365 skutecznie blokują większość zagrożeń, oczywiście o ile są poprawnie skonfigurowane. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania reguł filtrowania do specyfiki firmy, w tym włączenia zaawansowanych reguł antyphishingowych i skanowania załączników w czasie rzeczywistym.
Należy pamiętać, że zabezpieczenia poczty firmowej powinny działać wielopoziomowo – sama ochrona na poziomie skrzynki nie wystarczy, jeśli atakujący ominie filtr i wyśle złośliwy link np. przez czat Teams.
Szyfrowanie wiadomości
Nie wszystkie dane przesyłane pocztą powinny być widoczne dla każdego, kto przechwyci wiadomość. Dlatego Microsoft 365 umożliwia szyfrowanie wiadomości za pomocą funkcji Microsoft Purview Message Encryption (wcześniej Azure Information Protection).
Szyfrowanie pozwala na przesyłanie poufnych danych tak, by mógł je odczytać tylko odbiorca z odpowiednimi uprawnieniami. Można też ograniczyć możliwość przekazywania wiadomości dalej lub kopiowania jej treści. Włączenie tej funkcji już na starcie sprawia, że bezpieczna poczta w firmie staje się realnym standardem, a nie tylko deklaracją w polityce bezpieczeństwa.
Monitorowanie i raporty bezpieczeństwa
Microsoft 365 oferuje zaawansowane narzędzia raportowania, dzięki którym administrator może na bieżąco śledzić próby logowania, blokowane wiadomości czy podejrzane działania użytkowników. Regularne sprawdzanie raportów pozwala wychwycić nietypowe zdarzenia – np. logowania w nocy z innego kraju, masowe wysyłanie wiadomości czy próby ominięcia reguł bezpieczeństwa. Dzięki temu można szybko zareagować i zablokować konto, zanim dojdzie do realnej szkody.
Szkolenie pracowników
Żadne zabezpieczenie techniczne nie zastąpi świadomego użytkownika. Dlatego jednym z pierwszych kroków po wdrożeniu Microsoft 365 powinno być przeszkolenie pracowników z rozpoznawania prób phishingu, zasad korzystania z poczty i przechowywania poufnych danych. Warto wprowadzić procedury zgłaszania podejrzanych wiadomości i regularnie testować czujność zespołu, np. poprzez kontrolowane kampanie phishingowe.
Uruchomienie Microsoft 365 bez dodatkowych ustawień bezpieczeństwa to jak kupienie samochodu i jazda bez pasów, czyli może się uda, ale ryzyko jest ogromne. Dlatego już pierwszego dnia po wdrożeniu należy włączyć MFA, ustawić polityki haseł, skonfigurować filtry antyspamowe i szyfrowanie, a także regularnie monitorować raporty. W połączeniu z edukacją pracowników te działania zapewnią wysoki poziom ochrony firmowej poczty.
